RPA ayuda a clasificar y comprender el contenido de los documentos, priorizar tareas, tomar decisiones y aplicar inteligencia artificial (IA) a los datos operativos. Los automatismos centrales permiten la ejecución de procesos de trabajo con el uso simultáneo de funciones de seguimiento y generación de informes. Eso suena bien, pero es más fácil decirlo que hacerlo. Por lo tanto, IT-MITTELSTAND preguntó a dos expertos qué es lo más importante en los proyectos de RPA. ITM: Cuando las empresas medianas están pensando en introducir RPA: ¿Qué procesos son particularmente adecuados para los recién llegados y por qué? Lars Braitinger: Deje que los robots de software automaticen procesos monótonos y recurrentes en casi todos los departamentos en empresas de todos los tamaños e industrias. El software imita las acciones de los empleados humanos y, por lo tanto, los libera de actividades tediosas, que consumen mucho tiempo y que requieren muchos datos. Una gran cantidad de procesos en todos los departamentos e industrias son aptos para la automatización: las autoridades utilizan la tecnología para la aplicación digital o el sistema legal para procesar las solicitudes de GDPR que ingresan a través del sitio web. En nuestra experiencia, el viaje de RPA a menudo comienza en el departamento de finanzas o recursos humanos de una empresa; otros departamentos suelen seguir.
El uso adicional de la minería de tareas también promueve los proyectos de automatización, ya que captura las actividades de escritorio diarias de los empleados. Mediante el uso de IA, se identifican y visualizan tareas repetitivas que tienen un alto potencial de automatización, lo que a su vez permite un trabajo más eficiente y productivo. Gunther Rameseder: Para obtener el valor agregado óptimo, las empresas primero deben usar RPA en procesos que tienen grandes volúmenes de transacciones y un alto grado de estandarización. Los procesos en el procesamiento de facturas, como cuentas por pagar o cuentas por cobrar, en compras y ventas o servicio al cliente son especialmente adecuados aquí. Sin embargo, los procesos comerciales a menudo no están lo suficientemente estandarizados y las empresas carecen de la transparencia para identificar los pasos de proceso adecuados para RPA. También vemos una "necesidad de personalización" en muchas empresas. Por lo tanto, es parte del modelo de negocio adaptar los procesos individualmente al producto, una región o el cliente, por ejemplo. Esto significa: La tecnología RPA también debe volverse más flexible y dinámica para poder continuar entregando valor agregado escalable.ITM: ¿Qué requisitos técnicos y organizativos son necesarios para que los primeros proyectos tengan éxito?Rameseder: Para que los procesos puedan automatizarse con la ayuda de RPA, deben ser 100 % digitales y basados en reglas. Esto a menudo representa un obstáculo: los procesos a menudo se ejecutan a través de un panorama de sistema rígido y fragmentado y, por lo tanto, aún no están lo suficientemente estandarizados.
Desde un punto de vista organizativo, es útil si existe un mandato para la mejora de procesos en la empresa: palabras clave "Mejora continua" o "Excelencia operativa". Muchas empresas establecieron un "Centro de excelencia" para escalar la tecnología y la metodología en diferentes áreas de aplicación. Desde nuestro punto de vista, esta es una forma muy prometedora de tener los procesos bajo control.
Braitinger: Los procesos deben ser manuales, repetitivos y de gran volumen para que puedan automatizarse mediante RPA. Por lo tanto, deberían ser procesos basados en reglas que tengan una tasa de excepción baja, es decir, casi ninguna desviación en los diferentes flujos de proceso, y cuyos datos de entrada sean, idealmente, electrónicos o legibles por máquina. Pero incluso con los datos de entrada en papel, ahora existen métodos fiables de digitalización y clasificación, lo que significa que los documentos en papel, por ejemplo, también pueden procesarse. Antes de que un robot de software se haga cargo de los procesos, deben examinarse más de cerca y optimizarse si es necesario. Debido a que el robot de software no puede solucionar ningún problema en el curso de los procesos, solo puede hacer lo que se le indica que haga.
En general, el tema de la comunicación es especialmente importante desde el punto de vista organizativo, ya que la automatización todavía se considera como un asesino de puestos de trabajo. Sin embargo, el objetivo es apoyar a la fuerza laboral en su trabajo. Por eso es importante incorporarlos, tanto durante la fase de implementación como en el trabajo diario. Porque los empleados conocen sus procesos diarios; saben dónde están sus "puntos débiles" y qué tareas pueden entregar. Las empresas también deben ofrecer capacitación y educación para que los empleados puedan continuar su educación en esta área e incluso desarrollar ellos mismos automatizaciones simples. Un estudio de UiPath muestra que la gran mayoría (93 por ciento) de las empresas ya están preparadas para iniciativas de capacitación para empleados.ITM: Palabra clave "integración en el panorama de TI existente": ¿Cómo se deben diseñar las interfaces para que no haya problemas con operación a largo plazo, por ejemplo, en términos de rendimiento, estabilidad, escalabilidad, seguridad/protección de datos, ¿están preprogramados? Rameseder: RPA básicamente ofrece opciones de aplicación flexibles y se puede conectar fácilmente a través de interfaces en los sistemas de origen. Esto significa que RPA se puede usar en casi cualquier sistema y en todas las industrias. Sin embargo, RPA automatiza los procesos en la interfaz y los bots de RPA reaccionan de manera muy sensible a los ajustes en la interfaz de usuario. Esto significa: especialmente con un desarrollo continuo de los procesos, los bots siempre deben mantenerse y actualizarse al mismo tiempo.
Para abordar esto, hemos desarrollado una plataforma de automatización escalable que automatiza los procesos a través de API en el backend y, por lo tanto, es mucho más estable que las plataformas convencionales. Usamos IA y procesamos datos no solo para automatizar tareas repetitivas, sino también secciones completas de procesos de manera inteligente Braitinger: Cada vez más empresas se están mudando a la nube, esto también debería aplicarse a RPA y automatización. Con una automatización integral, la seguridad, la estabilidad y la escalabilidad están garantizadas, independientemente de si se trata de su propia nube en AWS o Azure o la del proveedor de la solución. En general, los equipos de RPA y TI necesitan trabajar juntos. El departamento de TI es responsable de la infraestructura tecnológica subyacente. Sin embargo, es posible que necesite capacitación y apoyo para preparar y optimizar esta infraestructura para la automatización. Además, es importante considerar la reutilización de software en el desarrollo de la automatización y comprender cómo funciona el código de automatización reutilizado cuando se aplica a nuevos sistemas y entornos operativos.
Además, debido a que los equipos de TI conocen la gestión de identidades y accesos, pueden ayudar a crear automatizaciones seguras que también acceden a sistemas y procesos sin comprometer la seguridad. Con un programa llamado "desarrollador ciudadano", en el que los empleados crean ellos mismos sus propias automatizaciones simples, las empresas necesitan fortalecer su gobierno y cumplimiento. Una plataforma integral ayuda a los administradores, por ejemplo, a establecer pautas específicas para diferentes grupos de usuarios para el desarrollo de automatizaciones.
