Aplicaciones para empresas, la solución de oficina de Google para empresas ¿Qué es Google G Suite?
09.03.2018
Autor / Editor: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber / Florian Karlstetter
Google G Suite es una solución basada en la nube para empresas y proporciona aplicaciones para la comunicación y la colaboración, así como aplicaciones de Office. En comparación con las aplicaciones gratuitas de Google, está especialmente diseñado para clientes corporativos de pago y ofrece una mayor variedad de servicios.
Empresa sobre el tema
Con G Suite, Google ofrece a los clientes que pagan una solución en la nube para su trabajo diario. Contiene numerosas aplicaciones y es más potente que las aplicaciones gratuitas de Google. Google G Suite reemplaza los nombres anteriores de este servicio en la nube Google Apps for Business y Google Apps for Work. Los servicios se facturan de forma específica para el usuario sobre la base de un modelo de suscripción.
Los componentes de Google G Suite son aplicaciones para la comunicación como Gmail o Google Hangouts, aplicaciones para gestionar citas como Google Calendar, aplicaciones para la colaboración en equipo como Google Drive o Google Sites y aplicaciones para aplicaciones de Office como Google Sheets o Google Docs. Las empresas que utilizan Google Apps de G Suite no necesitan su propia infraestructura para proporcionar las aplicaciones. Las aplicaciones se pueden utilizar desde cualquier dispositivo final y ubicación a través de una conexión en línea. A diferencia de las aplicaciones gratuitas, las direcciones de correo electrónico de G Suite están vinculadas al dominio de la empresa.
Las aplicaciones de Google G Suite y su función
G Suite incluye Google Apps Google Docs, Sheets, Slides and Forms, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Hangouts, Google+, Google Sites y Google Apps Vault. A continuación se muestra un breve resumen de las características clave de estas aplicaciones.
Con Gmail, los correos electrónicos se pueden enviar y recibir utilizando el nombre de dominio del cliente. A diferencia de la versión gratuita de Gmail, la aplicación G Suite no cuenta con publicidad. Gmail comparte el espacio de almacenamiento con Google Drive. El tamaño del espacio de almacenamiento depende del servicio reservado.
Google Drive es un servicio para almacenar y sincronizar archivos. La aplicación proporciona una ubicación central para crear, editar, guardar y compartir archivos. Con la ayuda de una aplicación de escritorio, los archivos se pueden sincronizar automáticamente entre la nube y la computadora local.
Google Calendar es la herramienta en línea para administrar citas y recursos. Permite el uso conjunto en equipo y, gracias a su compatibilidad con iCal, también se puede utilizar junto con otros calendarios.
Las aplicaciones Google Docs, Sheets, Slides y Forms proporcionan aplicaciones para crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Se ejecutan en línea dentro de un navegador web. Los documentos se pueden compartir en tiempo real y editar juntos en un equipo. Además, está disponible un modo fuera de línea, que permite editar documentos sin una conexión a Internet.
Google Sites es una herramienta para crear sitios web sin conocimientos específicos de programación y HTML. Los sitios web se pueden compilar y publicar mediante una interfaz gráfica de usuario. Google Sites se puede utilizar para sitios web públicos, pero también para intranet y páginas de proyectos.
Google Hangouts es una herramienta de chat de voz, video y texto. Los Hangouts se pueden utilizar para celebrar conferencias con varios participantes y compartir pantallas. Durante las sesiones en línea, pueden trabajar juntos en una pantalla compartida.
Las funciones de redes sociales están integradas en G Suite a través de Google+. Las funciones especiales para clientes comerciales permiten compartir dentro de una organización y ofrecen opciones de control extendidas para restringir el acceso a los distintos perfiles y mensajes.
Google Apps Vault es una herramienta para almacenar, archivar y buscar documentos. Proporciona una especie de caja fuerte legalmente segura para correos electrónicos, chats o archivos con los que se puede almacenar información durante varios años.
Beneficios de Google G Suite
Hay muchas ventajas para las empresas al utilizar Google Apps de G Suite. Recibe un paquete completo de aplicaciones para el trabajo diario sin tener que instalar y operar su propio hardware o software. No hay costos para su propio centro de datos, licencias o hardware.
Las aplicaciones permiten una colaboración eficiente en equipos internos o externos y proporcionan potentes aplicaciones para la comunicación de texto, video o voz. Gracias a la facturación relacionada con el usuario en el modelo de suscripción, los clientes solo pagan por los servicios que realmente necesitan. Si los requisitos del cliente cambian o se agregan nuevos usuarios, Google G Suite se puede expandir de manera flexible. Los servicios ampliados están disponibles inmediatamente después de la asignación.
Diferencias entre Google G Suite y las aplicaciones gratuitas de Google
Las cuentas de Google privadas y gratuitas ofrecen una selección de casi las mismas aplicaciones que Google G Suite. Sin embargo, las versiones gratuitas de las aplicaciones tienen algunas limitaciones en comparación con las aplicaciones de G Suite. Los servicios extendidos de las aplicaciones pagas incluyen la opción de usar su propio dominio de correo electrónico, más espacio de almacenamiento para Gmail y Google Drive, disponibilidad del 99.9 por ciento, compatibilidad mejorada y colaboración con Microsoft Outlook, que cuenta con asistencia telefónica las 24 horas del día y funciones de seguridad ampliadas. Las cuentas de usuario pueden ser administradas y controladas convenientemente por un administrador. También es posible la autenticación en dos pasos y el inicio de sesión único.
Todavía vale la pena echarle un vistazo a las aplicaciones gratuitas de Google. Las aplicaciones más populares para teléfonos inteligentes y tabletas están disponibles para descargar tanto en Google Playstore como en Apple App Store.
Comparación entre Google G Suite y Microsoft Office 365
Google G Suite es una de las suites de colaboración en línea basadas en la nube y compite en esta área con Microsoft Office 365, entre otros. Ambos productos ofrecen aplicaciones, servicios, modelos de facturación y precios similares. Microsoft Office 365 y Google G Suite se superponen en numerosas funciones clave de rendimiento. Ambos proporcionan herramientas para comunicarse, crear documentos de Office, trabajar juntos en equipos y almacenar y retener datos.
Microsoft Office 365 se basa en el mundo de Microsoft. Las aplicaciones en línea como Outlook, Word, Excel o Powerpoint tienen diseños e interfaces de usuario idénticos en comparación con las aplicaciones fuera de línea. Los directorios activos existentes también son más fáciles de conectar a la solución en la nube. Sin embargo, las aplicaciones de Google G Suite también tienen un alto grado de compatibilidad con archivos, servicios y aplicaciones del mundo de Microsoft. Las empresas y sus empleados que han utilizado anteriormente productos de Microsoft Office encuentran más fácil cambiar a una solución en la nube como Office 365. Cuando se trata de colaboración dentro y fuera de la empresa, muchos ven las aplicaciones de Google G Suite como una pequeña ventaja.
Google G Suite y seguridad
Google almacena los datos de los clientes de Google G Suite en sus propios centros de datos. Según Google, solo los empleados seleccionados tienen acceso a los datos. Las aplicaciones están certificadas de acuerdo con varios estándares de seguridad y protección de datos. Además, Google participa en el Acuerdo del Escudo de privacidad.
Para que los servicios en la nube cumplan con los requisitos europeos de protección de datos, los clientes de la UE pueden concluir sus propias cláusulas de contrato modelo de la UE y adiciones al procesamiento de datos con Google. Las aplicaciones como Gmail tienen bloqueadores de spam y escáneres de virus integrados. Los datos cargados en Google Drive están encriptados. A diferencia de las ofertas de aplicaciones gratuitas de Google, los datos de los clientes no se escanean ni evalúan con fines publicitarios.
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