Apps für ́s Business, die Office-Lösung von Google für Unternehmen Was ist Google G Suite?
09.03.2018
Autor / Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber / Florian Karlstetter
Google G Suite ist eine cloudbasierte Lösung für Unternehmen und stellt Apps für die Kommunikation und Zusammenarbeit sowie Office-Anwendungen zur Verfügung. Gegenüber den kostenlosen Google Apps ist sie speziell für zahlende Unternehmenskunden vorgesehen und bietet einen größeren Leistungsumfang.
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Mit G Suite stellt Google zahlenden Kunden eine Cloud-Lösung für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Sie beinhaltet zahlreiche Anwendungen und ist leistungsfähiger als die kostenlos verfügbaren Google Apps. Google G Suite löst die früheren Bezeichnungen dieses Cloud-Services Google Apps for Business und Google Apps for Work ab. Die Abrechnung der Services erfolgt nutzerbezogen auf Basis eine Abonnement-Modells.
Bestandteile der Google G Suite sind Apps für die Kommunikation wie Gmail oder Google Hangouts, Apps für die Terminverwaltung wie der Google Kalender, Apps für die Zusammenarbeit im Team wie Google Drive oder Google Sites und Apps für Office Anwendungen wie Google Tabellen oder Google Docs. Unternehmen, die die Google Apps der G Suite einsetzen, benötigen keine eigene Infrastruktur für die Bereitstellung der Anwendungen. Die Apps sind über eine Online-Verbindung von beliebigen Endgeräten und Orten aus nutzbar. Im Gegensatz zu den kostenlosen Apps sind E-Mail-Adressen der G Suite mit der Unternehmens-Domain verknüpft.
Die Apps der Google G Suite und ihre Funktion
G Suite beinhaltet die Google Apps Google Docs, Sheets, Slides und Forms, Gmail, Google Kalender, Google Drive, Hangouts, Google+, Google Sites und Google Apps Vault. Im Folgenden eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen dieser Apps.
Mit Gmail lassen sich E-Mails mit dem Domainnamen des Kunden versenden und empfangen. Im Gegensatz zur kostenlosen Version von Gmail ist die App der G Suite nicht werbefinanziert. Gmail teilt sich zusammen mit Google Drive den Speicherplatz. Die Größe des Speicherplatzes hängt von der gebuchten Leistung ab.
Google Drive ist ein Service zur Speicherung und Synchronisation von Dateien. Die App stellt einen zentralen Ort für das Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Teilen von Dateien zur Verfügung. Mit Hilfe einer Desktop-Anwendung lassen sich Dateien zwischen der Cloud und dem lokalen Rechner automatisiert synchronisieren.
Google Kalender ist das Online-Werkzeug zum Verwalten von Terminen und Ressourcen. Er ermöglicht die gemeinsame Nutzung im Team und ist dank Kompatibilität mit iCal auch zusammen mit anderen Kalendern einsetzbar.
Die Apps Google Docs, Sheets, Slides und Forms stellen Anwendungen für das Erstellen von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zur Verfügung. Sie werden online innerhalb eines Webbrowser ausgeführt. Dokumente lassen sich in Echtzeit teilen und gemeinsam im Team bearbeiten. Zusätzlich steht ein Offline-Modus zur Verfügung, der die Bearbeitung von Dokumenten ohne Internetverbindung ermöglicht.
Google Sites ist ein Tool zum Erstellen von Webseiten ohne spezifische Programmier- und HTML-Kenntnisse. Websites können mit Hilfe einer grafischen Benutzeroberfläche zusammengestellt und veröffentlicht werden. Google Sites ist für öffentliche Webseiten aber auch für Intranetseiten und Projektseiten einsetzbar.
Google Hangouts ist ein Tool für Sprach-, Video- und Text-Chats. Es lassen sich mit Hangouts Konferenzen mit mehreren Teilnehmern abhalten und Bildschirme teilen. Während der Online-Sessions kann gemeinsam an einem freigegebenen Bildschirm gearbeitet werden.
Über Google+ sind Social Network-Funktionen in G Suite integriert. Spezielle Geschäftskunden-Funktionen ermöglichen das Teilen innerhalb einer Organisation und bieten erweiterte Steuerungsmöglichkeiten zur Beschränkung des Zugriffs auf die verschiedenen Profile und Nachrichten.
Google Apps Vault ist ein Tool zum Aufbewahren, Archivieren und Finden von Dokumenten. Es stellt eine Art rechtssicheren Tresor für E-Mails, Chats oder Dateien zur Verfügung, mit dem sich Informationen über mehrere Jahre aufbewahren lassen.
Vorteile der Google G Suite
Durch den Einsatz der Google Apps von G Suite ergeben sich für Unternehmen viele Vorteile. Sie erhalten ein komplettes Paket an Anwendungen für die tägliche Arbeit, ohne eigene Hard- oder Software installieren und betreiben zu müssen. Kosten für eine eigenes Rechenzentrum, Lizenzen und für Hardware fallen keine an.
Die Apps ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit in internen oder externen Teams und stellen leistungsfähige Anwendungen für die Text-, Video- oder Sprachkommunikation zur Verfügung. Dank der nutzerbezogenen Abrechnung im Abonnement-Modell zahlen Kunden nur für tatsächlich benötigte Leistungen. Verändern sich die Anforderungen des Kunden oder kommen neue Nutzer hinzu, ist Google G Suite flexibel erweiterbar. Die erweiterten Leistungen stehen direkt nach der Beauftragung zur Verfügung.
Unterschiede der Google G Suite zu den kostenlosen Google Apps
Private, kostenlos nutzbare Google-Konten bieten eine Auswahl fast gleicher Apps wie die Google G Suite. Die kostenlosen Versionen der Apps besitzen aber im Vergleich zu den Apps der G Suite einige Einschränkungen. Zu den erweiterten Leistungen der kostenpflichtigen Apps zählen die Möglichkeit der Verwendung einer eigenen E-Mail-Domain, mehr Speicherplatz für Gmail und Google Drive, eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent, verbesserte Kompatibilität und Zusammenarbeit mit Microsoft Outlook, ein rund um die Uhr besetzter telefonischer Support sowie erweitere Sicherheitsfunktionen. Benutzerkonten können von einem Administrator komfortabel verwaltet und kontrolliert werden. Zudem sind die zweistufige Authentifizierung und Single Sign-on möglich.
Die kostenlosen Google Apps sind dennoch einen Blick wert. Die beliebtesten Apps für Smartphones und Tablets stehen sowohl im Google Playstore als auch im App Store von Apple zum Download zur Verfügung.
Vergleich zwischen Google G Suite und Microsoft Office 365
Google G Suite gehört zu den cloudbasierten Online-Collaboration-Suiten und konkurriert in diesem Bereich unter anderem mit Microsoft Office 365. Beide Produkte bieten ähnliche Anwendungen, Leistungen, Abrechnungsmodelle und Preise. Microsoft Office 365 und Google G Suite überschneiden sich in zahlreichen zentralen Leistungsmerkmalen. Beide stellen Tools für die Kommunikation, das Erstellen von Office-Dokumenten, für die Zusammenarbeit im Team und das Speichern und Aufbewahren von Daten zur Verfügung.
Microsoft Office 365 ist an die Microsoft-Welt angelehnt. Online-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel oder Powerpoint besitzen identische Designs und Benutzeroberflächen im Vergleich zu den Offline-Anwendungen. Auch bestehende Active Directories sind einfacher an die Cloud-Lösung anzubinden. Allerdings besitzen auch die Apps der Google G Suite einen hohen Grad an Kompatibilität mit den Dateien, Services und Anwendungen der Microsoft-Welt. Unternehmen und deren Mitarbeiter, die bisher Microsoft Office Produkte eingesetzt haben, fällt der Umstieg auf eine Cloud-Lösung wie Office 365 in der Regel leichter. Was das Thema Zusammenarbeit in und außerhalb des Unternehmens angeht, sehen viele die Apps der Google G Suite leicht im Vorteil.
Google G Suite und die Sicherheit
Die Daten der Kunden von Google G Suite speichert Google in eigenen Rechenzentren. Nach Angaben von Google haben nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die Daten. Die Apps sind nach verschiedenen Datenschutz- und Sicherheits-Standards zertifiziert. Zudem nimmt Google am Privacy-Shield-Abkommen teil.
Damit die Cloud-Services den europäischen Datenschutzanforderungen genügen, können Kunden aus der EU mit Google eigene EU-Modellvertragsklauseln und Zusätze zur Datenverarbeitung abschließen. Anwendungen wie Gmail verfügen über integrierte Spamblocker und Virenscanner. In Google Drive hochgeladene Daten sind verschlüsselt. Im Gegensatz zu den kostenlosen App-Angeboten von Google werden die Daten der Kunden nicht für Werbezwecke gescannt und ausgewertet.
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