Die einen mögen sie nicht, die anderen finden sie großartig – Videokonferenzen spalten die Meinungen. Und doch gehören sie mittlerweile zum Alltag dazu, das wird sich auch nach der Pandemie so schnell nicht ändern. Deswegen stellen wir dir fünf Tipps vor, mit denen jede Videokonferenz gelingt und zeigen am Beispiel von eyeo, wie sogar ein Remote Open Space mit 200 Teilnehmer:innen Erfolg hat.
Tipp 1: Die passende Technik
Im ersten Schritt geht es darum, die Grundvoraussetzungen zu schaffen. Eine stabile Internetverbindung ist dabei das Wichtigste. Ein scharfes Bild und ein klarer Ton sind Voraussetzung, damit sich alle Teilnehmer:innen konzentrieren und nicht durch mögliche Fehler oder Aussetzer ablenken lassen.
Eine gute Kamera und ein leistungsfähiges Mikrofon helfen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Tipp 2: Achte auf das Setting
Sobald das Auge abschweift, ist es schwer, sich weiterhin auf das Gesagte zu konzentrieren. Teilnehmer:innen sehen die Einrichtung oder ihnen fällt ein schiefes Bild an der Wand auf. Wähle deshalb den Hintergrund bewusst aus und achte darauf, ob Dinge im Bild sind, die du vielleicht nicht teilen möchtest. Ein gut ausgeleuchteter Arbeitsplatz rundet das Setting ab.
Tipp 3: Das Eis brechen
Der Anfang einer Videokonferenz kann unangenehm sein. Niemand weiß, wann und ob er etwas sagen soll. Nutze diesen Moment, um direkt das Eis zu brechen.
Frage die Teilnehmer:innen nach ihren Erwartungen für die Videokonferenz oder stelle eine Frage, die nichts mit dem Thema zu tun hat, beispielsweise welche die Lieblings-Eissorte ist. Gleichzeitig testest du, ob die Technik bei allen Teilnehmer:innen funktioniert.
Tipp 4: Augenkontakt halten
In persönlichen Gesprächen ist Augenkontakt selbstverständlich, in Videokonferenzen leider nicht. Es ist zu verlockend, sich selbst auf dem Bildschirm anzusehen, statt direkt in die Kamera zu sehen.
Schaue deshalb direkt in die Kamera, um auch virtuell den Augenkontakt zu halten. Dadurch sind Teilnehmer:innen aufmerksamer und fühlen sich angesprochen.
Tipp 5: Pausen einplanen
Oft dauern Videokonferenzen länger als eine Stunde. Vorab denken aber nur wenige an die Pausen. Plane deshalb direkt Pausen ein und kommuniziere diese zu Beginn der Konferenz.
Außerdem ist es sinnvoll, ein einfaches Zeichen mit allen Teilnehmer:innen zu vereinbaren, sobald eine Pause benötigt wird. Dadurch tanken Teilnehmer:innen sowie Sprecher:innen neue Energie.
Remote Open Space: Videokonferenz mit 200 Personen
eyeo hat das Thema Videokonferenz im Februar 2020 auf eine neue Ebene gebracht und einen Remote Open Space mit 200 Teilnehmer:innen durchgeführt. Ein Open Space ist eine Methode, um Zusammenarbeit und Austausch in großen Gruppen zu ermöglichen. Die Teilnehmer:innen bilden Arbeitsgruppen, in denen sie Lösungen zu verschiedenen Themen erarbeiten.
Häufig befinden sich alle Teilnehmer:innen am selben Ort. Insbesondere für sehr internationale Unternehmen mit Mitarbeiter:innen rund um den Erdball können Remote Open Spaces eine ideale Alternative sein, um sich ohne größeren Aufwand für die Anreise, auszutauschen.
Deshalb hat eyeo den Open Space komplett virtuell veranstaltet. Die Planung und Verwaltung sind dabei das A und O. Zu Beginn konnten die Mitarbeiter:innen in Echtzeit die Sessions in ein digitales Formular eintragen, die Time Slots und digitalen Räume auswählen.
Auf Basis der Angaben haben die Organisator:innen einzelne virtuelle Räume mit Video-Calls aufgesetzt und die Zugangsdaten in einem Übersichtsdokument gesammelt. Dadurch war es auch ohne Probleme möglich, zwischen einzelnen Sessions zu springen.
Mehr Tipps zu Videokonferenzen und Informationen zum Remote Open Space findest du direkt bei eyeo.
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